När du driver hotellverksamhet måste du har enorm koll på organisationen. Papper ska dagligen skrivas ut, verksamheter kanske måste få faxdokument och du måste kunna skanna kvitton och bokningar snabbt och effektivt. Om du jobbar på en hotellkedja inom Europa är det viktigt med ett tätt samarbete mellan de olika hotellen i länderna. Investera därför i en multifunktionsskrivare som klarar av allt och lite till när det gäller dokumentutskrifter och kopior.
Vad är en multifunktionsskrivare?
När du skriver ut papper och dokument, oavsett vad innehållet är, kanske du på samma gång behöver skanna ett dokument eller ett kvitto. Du kanske i samma veva behöver faxa andra företag eller kunder och för övrigt kan det också vara bra att kunna göra viktiga kopior. Med en Multifunktionsskrivare som erbjuder alla lösningar, kan du hålla ordning på hotellet och dess administration utan att behöva springa till olika apparater. I en multifunktionsskrivare har du alla funktioner, därav namnet. Den är liten och tar inte så mycket plats och går något sönder är det endast en maskin du måste laga och inte varje enskild maskin – som en fax, en kopieringsmaskin, en printer och en scanner. Det är med andra ord mer ekonomiskt och smartare att ha en multifunktionsskrivare oavsett om hotellet är stort eller litet. De flesta hotell i Sverige har redan effektiva maskiner som en multifunktionsskrivare, men andra hotell i andra delar av Europa kan ibland ligga lite efter.
Håll ordning på hotellet
De flesta av oss känner säkert redan till serien med John Cleese i huvudrollen – Fawlty Towers! Ett familjeägt hotell i England där både administration och organisation lyser med sin frånvaro. Det ger alla tittare ett gott skratt men om du själv skulle vara gäst på ett sådant hotell skulle du säkert bli galen därefter.
På ett hotell måste det finnas en bra ledning, trevlig och serviceminded personal och en bra administration. Det mesta bör naturligtvis skötas via system på en dator och all data ska lagras väl och säkert. På ett hotell kommer det av förklarliga skäl också finnas mycket papper och utskrifter som behöver lagras. Till viss del är det bra att ha dessa i pappersformat men allt behöver efter en viss tid arkiveras. Att satsa på säker och smidig arkivering gör att du får mer plats och håller ännu bättre koll. Du kan idag både arkivera dokument fysiskt i hyllor och i säkerhetsskåp, men också i ett molnbaserat system där allt är inskannat och förvarat i rätt kategori. All personal som har tillgång till dokumenten kan göras tillgängliga i systemet med hjälp av lösenord och koder medan den personal som inte får titta i filerna helt enkelt får hålla sig utanför.
Digitalisation bättre för hotellgästerna
Vi går mot en allt mer digitaliserad värld och så gäller även på hotellen. Om du digitaliserar ditt hotell blir allt så mycket enklare för både gäster och personal. Du kan då erbjuda skräddarsydda tjänster, dra ner på kostnader och skära ner på personal när gästerna vill besöka olika anläggningar vid olika tidspunkter.
Hotell i Europa
